Mae gan Lyfrgell Llywodraeth Cymru gasgliad unigryw o ddeunyddiau a chyhoeddiadau llyfrgell. Mae hyn yn cynnwys dogfennau sy’n dyddio’n ôl i gyfnod ffurfio’r Swyddfa Gymreig ym 1965 a phopeth bron y mae Llywodraeth Cymru wedi’i gyhoeddi ers hynny. Yn wir, mae’r llyfrgell yn darparu gwasanaeth gwerthfawr i staff Llywodraeth Cymru yn ogystal â galluogi’r cyhoeddi i gael mynediad at gyhoeddiadau Llywodraeth Cymru. Felly, gallwch ddychmygu nad ar chwarae bach yr aethpwyd ati i ddigido casgliad ein llyfrgell.
Beth mae digido yn ei olygu?
Wel, ystyr digidol yw’r broses o drosi o gopïau caled i gopïau electronig. Gwneir hyn drwy sganio’r dogfennau papur a chreu fersiynau electronig.
Pam digido?
Roedd sawl rheswm pam y penderfynwyd digido casgliad ein llyfrgell. Mae digido’n gwneud yr anweladwy yn weladwy, gan sicrhau bod gwybodaeth ar gael i’r rhai sydd ei hangen, pan fo’i hangen arnynt , waeth ble maen nhw. Yn ogystal, roedd digido dogfennau hawlfraint y Goron yn golygu bod modd arbed llawer iawn o ofod a oedd yn bwysig oherwydd ein bod yn symud ein llyfrgell i ofod llai.
Y Broses Ddigido
Ym mis Ionawr 2018, cychwynnwyd ar y gwaith o symud i wasanaeth llyfrgell digidol. Roedd hyn yn golygu ailfeddwl ynglŷn â chynllun gofod ffisegol y llyfrgell ar gyfer y dyfodol a digido (sganio) tua 80% o’n casgliadau copi caled cyfredol i greu copïau electronig. Fodd bynnag, nid oedd yr holl gyhoeddiadau yr oedd Llyfrgell Llywodraeth Cymru’n eu cadw yn addas ar gyfer sganio am bob math o resymau, fel cyfreithiau hawlfraint neu oherwydd eu maint ffisegol (e.e. mapiau) a oedd yn golygu nad oedd modd eu sganio. Felly roedd angen ystyried yr holl faterion hyn yn ystod camau cynllunio’r prosiect.
Heriau
Mae yna lawer iawn o heriau wrth ddigido casgliadau llyfrgell. Yn gyntaf, mae digido yn cymryd cryn amser ac yn dasg ddrud sy’n golygu llawer iawn o gynllunio a monitro. Hefyd, dim ond wyth mis oedd gennym i gyflawni’r prosiect digido a gadael gofod yr hen lyfrgell felly roedd yn dipyn o dasg.
Roedd heriau eraill yn cynnwys yr angen i gael mynediad at gyfarpar sganio o ansawdd uchel, diffyg gwybodaeth dechnegol am ddigido a chaffael gwasanaeth digido. Drwy lwc, roedd darparwr cyfredol ein storfa yn gallu gwneud y gwaith sganio ffisegol.
Nid dyna ddiwedd y gân
Er mwyn sicrhau bod modd dod o hyd i bopeth yn hawdd roedd angen i ni ddyrannu dynodwyr unigryw i bob cofnod electronig. Roedd hyn yn golygu mewngofnodi llawer iawn o ddata sy’n gallu bod yn broses ddwys a drud. Er ei bod yn haws ac yn rhatach defnyddio, neu ailddefnyddio, cofnodion presennol y catalog ar ein System Rheoli Llyfrgell (LMS), roedd angen gwneud cryn dipyn o waith er mwyn sicrhau bod y delweddau a oedd wedi’u sganio yn cael eu hatodi i’n cofnodon catalogio presennol.
Dyfal donc
Llwyddwyd i ddigido tua 80 y cant o’n cyhoeddiadau copi caled (deunydd hawlfraint y Goron) a gyda chymorth ein darparwr System Rheoli Llyfrgell, cafodd y delweddau a oedd wedi’u sganio eu hatodi’n llwyddiannus i’n catalog sy’n golygu bod nifer sylweddol o’r rhain ar gael bellach drwy ein catalog cyhoeddiadau ar-lein i’w hailddefnyddio – https://welshgovernmentpublications.soutron.net/publications/.
Post gan Marlize Palmer – Pennaeth Gwasanaethau Gwybodaeth, Llyfrgell ac Archifau
Blog Digidol a Data 