Mae rhannu data yn allweddol er mwyn datgloi gwell gwasanaethau cyhoeddus ar gyfer pobl Cymru, ond gall y cysyniad o rannu data, i lawer, fod yn destun pryder. Gyda chostau byw yn codi, mae’n bwysig ein bod yn gweithio gyda’n gilydd ac yn rhannu gwybodaeth ble allwn ni i helpu i gefnogi pobl Cymru. Yr wythnos hon fe wnaethom gynnal fforwm ar-lein i chwalu rhai o’r pryderon ynghylch rhannu data yn y gobaith o chwalu rhwystrau a chodi lefelau hyder i wneud y broses yn gliriach ac yn haws.
Roedd cydweithwyr o bob rhan o’r sector cyhoeddus a’r trydydd sector yng Nghymru yn bresennol yn y sesiwn a gafodd ei arwain gan Glyn Jones, Prif Swyddog Digidol Llywodraeth Cymru. Roedd yn wych gweld cymaint yn ymgysylltu â’r pwnc a chael gwybod mwy am faterion y mae pobl yn eu hwynebu yn eu sefydliadau ar hyn o bryd.
Os nad oeddech yn gallu bod yn bresennol, gallwch weld y recordiad o’r digwyddiad yma. Fodd bynnag, dyma grynodeb cyflym o’r hyn a drafodwyd.
Cychwyn arni
Dechreuodd David Teague o Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) y digwyddiad gan bwysleisio na ddylid ystyried deddfwriaeth diogelu data fel rhwystr rhag rhannu gwybodaeth bersonol. Yn hytrach, mae’r rheolau yn bodoli i sicrhau bod hawliau gwybodaeth unigolion yn gytbwys ag anghenion y sefydliadau sy’n defnyddio’r data hwnnw, ac yn darparu fframwaith ar gyfer rhannu’n ddiogel, yn deg ac yn gymesur.
Dywedodd hefyd, cyn rhannu data, y dylech feddwl am y canlynol:
- Pam? Pam ydych chi’n rhannu gwybodaeth bersonol? Oes angen ei rannu i gyflawni’r pwrpas hwn?
- Pwy? Data pwy ydych chi’n ei rannu? Gyda phwy mae’n cael ei rannu? A fyddai unigolion yn disgwyl cael rhannu eu gwybodaeth ac a oes angen i hysbysiad preifatrwydd fynd i’r afael â hyn?
- Beth? Beth sydd angen ei rannu’n benodol? Dylid dim ond rhannu gwybodaeth bersonol sydd wir angen er mwyn cyflawni’r pwrpas.
- Ble? Oes yna wahanol gyfundrefnau diogelu data neu risgiau gwybodaeth a gyflwynir drwy rannu’r wybodaeth ar draws ffiniau?
- Sut? Rhaid rhannu’r data’n ddiogel ac yn briodol. Mae asesiad effaith diogelu data yn lle da i ddechrau gan y bydd yn eich helpu i ystyried potensial y risgiau a sut i liniaru’r rhain. A chofiwch nad caniatâd yw’r unig sail gyfreithlon sydd ei angen i rannu gwybodaeth bersonol.
- Pryd? A yw’n cael ei rannu’n rheolaidd neu ar sail ad-hoc? Beth sy’n digwydd i’r wybodaeth unwaith y bydd y pwrpas yn cael ei gyflawni?
Os oes angen mwy o gefnogaeth arnoch wrth rannu data personol, mae Hwb Gwybodaeth Rhannu Data’r ICO, gan gynnwys eu Cod Ymarfer, yn cynnig canllaw ymarferol ar sut i wneud hynny wrth gydymffurfio â’r gyfraith diogelu data.
Diffyg porth cyfreithiol?
Mewn rhai achosion, mae pobl yn teimlo nad ydyn nhw’n gallu rhannu data os nad ydyn nhw’n gwybod a oes ganddyn nhw sail gyfreithlon i wneud hynny. Os felly, gallai pwerau rhannu data Deddf yr Economi Ddigidol fod yn ateb posibl.
Fel yr eglurodd Pennaeth Moeseg Data a Rhannu Data Llywodraeth Cymru, Anna Bartlett-Avery, mae’r pwerau’n caniatáu i awdurdodau cyhoeddus penodedig rannu data i helpu i wella’r ddarpariaeth gwasanaethau cyhoeddus i unigolion a theuluoedd sy’n cael eu heffeithio gan fwy nag un anfantais, neu’r rhai sy’n byw mewn tlodi tanwydd neu ddŵr. Felly, er enghraifft, mae gan rai awdurdodau lleol drefniadau rhannu data gyda phartneriaid allanol i rannu data i’w helpu i adnabod a chefnogi pobl fregus yn eu cymunedau, ac mae DWP yn rhannu data gyda chwmnïau cyfleustodau er mwyn gwirio bod rhywun yn gymwys i gael cynllun disgownt sy’n gysylltiedig â budd-daliadau.
Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am y pwerau rhannu data yn y Codau Ymarfer DEA.
Cael y ddogfennaeth yn iawn
Problem gyffredin arall yw cael y ddogfennaeth gywir mewn lle i alluogi a chefnogi rhannu data. Mae Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI) yn darparu’r adnoddau i helpu sefydliadau i fynd heibio’r rhwystr hwn. Mae WASPI yn darparu set o egwyddorion a weithredir trwy dempledi safonol sy’n eich helpu i ddogfennu protocolau rhannu gwybodaeth yn glir.
Mae gallu defnyddio dogfennau rhannu data cyson wedi bod yn amhrisiadwy dros y ddwy flynedd ddiwethaf. Er enghraifft, mae Llywodraeth Cymru, Awdurdodau Lleol, a Byrddau Iechyd Lleol wedi tynnu ar dempledi WASPI i helpu rhannu data yn ystod Covid ac yn fwy diweddar wrth gefnogi dinasyddion Wcráin. Ceir mwy o wybodaeth am sut y defnyddiwyd y rhain yn recordiad y sesiwn hwn, ac mae templedi ac enghreifftiau pellach i’w gweld ar wefan WASPI.
MapDataCymru: yr ateb i rannu data geo-ofodol
Cyflwynodd Dave Roberts, Pennaeth Daearyddiaeth yn Llywodraeth Cymru, MapDataCymru, sy’n gweithredu fel un ffynhonnell o ddata geo-ofodol a phlatfform data a rennir gan holl gyrff sector cyhoeddus Cymru. Mae’r platfform, a aeth yn fyw ym mis Medi 2022, yn caniatáu i gyrff cyhoeddus Cymru gyhoeddi eu data mewn un lle, gan ddarparu data i’r rhai sydd ei angen.
Gan gynnwys gwefan, catalog data ac offeryn mapio, mae’n caniatáu i ddefnyddwyr chwilio a dewis y wybodaeth y mae ganddynt ddiddordeb ynddi a’i gweld yn cael ei harddangos yn weledol ar ben map sylfaen. Felly, er enghraifft rydych chi’n gallu delweddu lleoliad meddygfeydd, parthau llifogydd ac ardaloedd o amddifadedd.
Er bod y rhan fwyaf o’r data’n cael ei gyhoeddi’n agored i bawb ei ddefnyddio, mae MapDataCymru hefyd yn galluogi mynediad cyfyngedig a diogel i rannu data mwy sensitif. Un enghraifft o hyn yw’r cais JIGSO, a adeiladwyd ar MapDataCymru. Roedd hyn yn fodd i rannu data’n ddiogel ynghylch adeiladau ‘mewn perygl’ gyda’r gymuned gydnerthu, a’r gwasanaethau brys ledled Cymru i flaenoriaethu adnoddau i’r rhai oedd ei angen fwyaf yn ystod Storm Eunice yn gynharach eleni.
Os hoffech wybod mwy am MapDataCymru neu os oes gennych ddiddordeb ei ddefnyddio i rannu data yna ewch i’r wefan MapDataCymru.
Trafnidiaeth: rhannu data wrth ymarfer
Rhoddodd Pennaeth Strategaeth Drafnidiaeth a Chynllunio Llywodraeth Cymru, Deb Harding, drosolwg o bwysigrwydd rhannu data ym maes trafnidiaeth, gan esbonio fod defnyddio data yn helpu i:
- symud pobl allan o geir ac mewn i drafnidiaeth gyhoeddus
- wella’r gwasanaethau a phrofiad y defnyddwyr
- cefnogi pobl i ddefnyddio trafnidiaeth gyhoeddus
- ddatblygu a phrofi mentrau newydd
Eglurodd fod ystod eang o wahanol ffynonellau data y gallant eu defnyddio gan gynnwys gwybodaeth o werthiant tocynnau a data cwsmeriaid, i ddata arolygon trafnidiaeth, data ffonau symudol, a data a gedwir gan gyrff cyhoeddus eraill. Fodd bynnag, gyda’r cyfleoedd a ddaw yn sgil y rhain mae heriau hefyd o ran gallu cael mynediad at y data hwn a’u defnyddio.
Ac yn olaf….
Rydym am ddiolch yn fawr eto i’n panel o siaradwyr a phawb a oedd yn gallu bod yn bresennol. Cafodd rhai cwestiynau mawr, sy’n procio’r meddwl, eu gofyn yn ystod y digwyddiad, ac rydyn ni’n gwerthfawrogi’n fawr. Ar gyfer cwestiynau nad oeddem yn gallu eu hateb ar y diwrnod, byddwn yn sicrhau bod yr ymatebion ar gael cyn gynted â phosibl.
Fel y nododd Glyn, yn ei sylwadau cloi, bydd sefydlu cymunedau ar gefn y digwyddiad hwn yn bwysig i barhau gyda’r sgyrsiau, ac i ddatblygu ffyrdd o hwyluso’r broses o rannu data a fyddai’n fuddiol i bawb. Felly, anogir y sawl sydd â diddordeb i ymuno â’r Gymuned Ymarfer Gwella Mynediad at Ddata, a sefydlwyd yn ddiweddar gan Data Cymru, gan y bydd yn fforwm defnyddiol ar gyfer y math hwn o drafodaeth.
Hefyd, os oes gennych ddiddordeb mewn mynychu sesiwn sy’n gysylltiedig â’r pwnc, bydd Data Cymru yn cynnal Gweminar ‘Problem a rannwyd….’ ar 19 Ionawr 2023, a fydd yn arddangos enghreifftiau o brosiectau awdurdodau lleol sydd wedi golygu rhannu data ar draws sefydliadau.
Blog Digidol a Data 