Mae Covid-19 wedi cael effaith andwyol mewn sawl ffordd ac wedi sbarduno yr angen i ni, ac eraill, ddarparu gwasanaethau digidol ar fyrder yn seiliedig ar anghenion defnyddwyr. Enghraifft ohono yw gwaith tîm Digidol Busnes Cymru, sy’n rhoi cymorth i fusnesau ledled Cymru – cymorth ariannol, hyfforddiant, marchnata a llawer mwy. Yn y blog hwn, mae Rhys Morris, Rheolwr Cyflenwi Gweithredol Busnes Cymru, yn egluro sut y bu i ef a’i dîm ddefnyddio dulliau hyblyg a chyflym o ddarparu y cymorth i Fusnesau Cymru y mae angen mawr amdano.
Y cais
Mewn ymateb i effaith negyddol Covid-19 ar economi Cymru, cytunodd Llywodraeth Cymru i ddarparu cyllid newydd i gefnogi busnesau Cymru, yn ogystal â’r cynlluniau ariannol sydd ar gael gan Lywodraeth y DU.
Roedd angen i fy nhîm a minnau, oedd eisoes yn gweithio o gartref, ddod o hyd i ffordd ddigidol o ddarparu’r cyllid hwn i fusnesau cymwys, a dapraru cymorth a chyngor ar-lein parhaus iddynt drwy’r argyfwng, ac mae angen gwneud hyn i gyd ddoe! Roedd pwysau i ddod o hyd i ateb yn gyflym fel y gallwn gefnogi busnesau Cymru oedd mewn angen.
Roeddwn yn gwybod bod angen cynnig system oedd yn hawdd i’w defnyddio, yn ddiogel, yn ddibynadwy ac yn gallu ymdopi â niferoedd uchel. Roeddem yn gwybod bod busnesau yn ei chael yn anodd ymdopi ac roedd yn hanfodol bod gan ein gwasanaeth newydd y cyfnod byrraf posibl rhwng yr amser yr oedd busnes yn cyflwyno cais ac yn derbyn taliad.
Taith y defnyddiwr
Dechreuwyd drwy sefydlu taith y defnyddiwr ar gyfer y gwasanaeth er mwyn gwneud yn siŵr ein bod yn deall y camau y byddai angen i’r ymgeisydd eu cymryd i wneud cais am y grant. Roeddem yn cydnabod ei fod yn hollbwysig bod ymgeiswyr posibl yn cael gwybod ymlaen llaw am y meini prawf cymhwysedd cyn iddynt dreulio amser yn cwblhau y ffurflen gais. Roedd hyn hefyd o gymorth i ni, gan ein bod yn gallu canolbwyntio ar y busnesau oedd yn mynd i gael yr arian.
Gwelsom bod busnesau yn dechrau eu chwiliad am gymorth ar Wefan Covid-19 Busnes Cymru, felly dyma ble y rhoddwyd y Gwiriwr Cymhwysedd am y grant. Mae’r Gwiriwr Cymhwysedd yn mynd â’r defnyddiwr drwy gyfres o gwestiynau i benderfynu pa gymorth sydd ar gael a’u cyfeirio at y grant cywir a’r ffurflen gais.
Roeddem yn sylweddoli na fyddai pob busnes yn gymwys felly crëwyd tudalen wybodaeth gyda ffynonellau eraill o gymorth a chyllid posibl.
O ystyried bod hwn yn gyfnod anodd iawn, rhan bwysig o daith y defnyddiwr oedd cynnwys hysbysiadau ynghylch datblygiad y cais i wneud yn siŵr bod ymgeiswyr yn cael y newyddion diweddaraf drwy’r amser.
Y daith fewnol
Wrth ddatblygu’r gwasanaeth, roedd yn bwysig hefyd i ystyried sut oedd y staff oedd yn prosesu ceisiadau yn mynd i’w defnyddio. Roedd angen inni hefyd wneud yn siŵr bod y gwasanaeth yn integreiddio gyda gwasanaethau cymorth busnes eraill oedd gennym eisoes.
Mae gennym System Cyfrif Busnes i reoli ein gwasanaeth cymorth busnes, sydd hefyd yn cynnig ffordd oedd yn cydymffurfio o ran rheoli grantiau Busnes Cymru. Mae integreiddio’r gwasanaeth newydd gyda hyn a gwasanaethau eraill oedd ar gael yn helpu i leihau amser, cymhlethdod a data lluosog ar gyfer cwsmeriaid a staff.
Er mwyn symleiddio’r broses i ymgeiswyr a staff defnyddiwyd data presennol a gasglwyd gan Dŷ’r Cwmnïau i brosesu ymlaen llaw a dilysu y data ddaeth i law. Er enghraifft, roedd yn bosibl inni wirio bod Rhif Cofrestru’r Cwmni a’r rhif cofrestru TAW yn cyd-fynd â manylion yr ymgeisydd.
Yn olaf, gwnewch yn siŵr bod gan ein staff mewnol yr offer i ddefnyddio’r gwasanaeth newydd hwn, rhoddwyd hyfforddiant rhithiol i 250 ohonynt fel eu bod yn barod o’r diwrnod cyntaf i brosesu ceisiadau.
Y gwasanaeth (hyd yma)
O’r dechrau un i gyflwyno’r gwasanaeth, bu i’r tîm a minnau, yn ogystal â’n partner cyflawni allanol, ddatblygu a darparu y system gwneud cais ar-lein am grant Cronfa Cydnerthedd Economaidd Llywodraeth Cymru a’i rheoli, mewn dim ond 6 wythnos. Mae hynny’n dda iawn er mai fi sy’n dweud hynny! Rydym hefyd wedi dysgu llawer ar y ffordd ac yn bwriadu rhannu’r gwersi yr ydym wedi eu dysgu gyda chydweithwyr yn Llywodraeth y DU.
Rhys Morris, Rheolwr Cyflenwi Gweithredol Busnes Cymru
Blog Digidol a Data 