Taliadau Gwledig Cymru Ar-lein – trawsnewidiad digidol llwyddiannus

Read this post in English

Logo Taliadau Gwledig Cymru Ar-Lein

Bum mlynedd yn ôl, rhoddwyd her i Taliadau Gwledig Cymru i symud o system bapur ddwyieithog ar gyfer talu cymorthdaliadau amaethyddol i system ar-lein ddwyieithog erbyn 2016.

Roedd disgwyl i’r prosiect fethu am gymaint o resymau. Roedd ein Gweinidog bryd hynny yn hyderus, ond roedd y gymuned ffermio yn amheus ac roedd ein cydweithwyr yn Llywodraeth Cymru yn fwy amheus byth. Cafodd y targed ei labelu’n ‘afrealistig’ a dywedwyd wrthyf na fyddai’r gymuned ffermio byth yn derbyn gwasanaethau ar-lein

Ac eto yn 2016, Cymru oedd gwlad gyntaf y DU i allu talu 100% o’i chymorthdaliadau ar-lein, ac rydym wedi cyrraedd yr un nod yn 2017.

Felly, sut roeddwn ni wedi cyflawni  nod mor uchelgeisiol?

  1. Gweledigaeth Glir

 Yn gyntaf, nid oedd modd gwrth-ddweud y dadleuon o blaid trawsnewid o’r system bapur. Roedd cymhlethdod rheoliadau’r CE yn arwain at greu ffurflenni hirach a mwy cymhleth byth. Roedd gweithwyr post yn cael trafferth gwthio pecynnau cais mor swmpus drwy flychau llythyrau. Roedd angen sgiliau cyfreithiwr er mwyn dehongli’r rheolau a llenwi’r cais yn iawn. Nid oedd llawer o ffermwyr yn hapus i wneud cais heb gymorth asiant neu aelod o’u hundeb ffermio. Yn swyddfa Llywodraeth Cymru roedd angen llawer o staff tymhorol i wneud y gwaith o sganio dros 18,000 o geisiadau ac ymdrin â’r gwaith papur sylweddol. Roeddwn yn gwybod y gallai gwasanaeth ymgeisio dwyieithog ar-lein, wedi’i gynllunio’n dda, leihau’r cymhlethdod hwn gan arwain at geisiadau cyflymach a symlach i ffermwyr, a phroses fwy effeithiol a syml ar gyfer eu trin. Roedd gweld y manteision amlwg yn creu’r ysgogiad, y penderfyniad a’r ymrwymiad i dawelu’r drwgdybwyr.

  1. Cynllun cynhwysfawr 5 mlynedd

Rhan fechan o’r gwaith oedd datblygu gwasanaeth ar-lein i gwsmeriaid. Roedd angen newid ein ffordd o weithio’n gyfan gwbl. Roedd angen sicrhau bod y system bresennol ar gyfer casglu gwybodaeth yn cymathu’n llwyr â’r  system ar y we.  Roedd hyn yn golygu ailstrwythuro staff gan eu symud o swyddi prosesu i swyddi cymorth a gosod rhith-ganolfan gyswllt newydd lle gall staff weld ceisiadau cwsmeriaid, o bell ac yn fyw, ac ateb ymholiadau drwy negeseuon ar-lein. Fe wnaethom benderfyniadau allweddol yn gynnar a’u rhoi ar waith.  Nid oedd oedi yn opsiwn gan fod angen inni barhau i dalu ffermwyr yn brydlon ac o fewn amserlenni llym yr CE.

  1. Dull Ystwyth

Wedi dweud hynny, nid oedd popeth yn fêl i gyd. Roedd digon o broblemau annisgwyl ar hyd y ffordd.  Roedd y dull ystwyth o gyflwyno’r broses fesul cam yn ein galluogi i newid cyfeiriad yn gyflym yn ôl yr angen. Er enghraifft, cafodd penderfyniad y Gweinidog i gyflwyno system taliadau rhanbarthol fel rhan o ddiwygio’r PAC ei wrthdroi yn sgil adolygiad barnwrol, dim ond ychydig o fisoedd cyn agor y cyfnod ymgeisio. Ac felly, roedd angen cynnwys model talu hollol wahanol. 

Laptop yn dangos tudalen Taliadau Gwledig Cymru Ar-Lein

  1. Cysylltiad cynnar â rhanddeiliaid

Buom yn siarad â rhanddeiliaid o gychwyn cyntaf y rhaglen. Roedd hyn yn rhan annatod o lwyddiant y gwasanaeth ar-lein. Roeddem yn deall rôl a dylanwad mawr asiantwyr ac undebau’r ffermwyr o fewn y gymuned ffermio. Felly, gwnaethom sicrhau bod y gwasanaeth ar-lein wedi’i gynllunio ar sail anghenion a gofynion y ffermwyr yn ogystal â’u hanghenion a gofynion nhw. Canlyniad ymgysylltu’n gynnar oedd adroddiadau ffafriol iawn yn y wasg adeg lansio’r gwasanaeth ymgeisio ar lein ac roedd undebau’r ffermwyr ac asiantwyr yn barod iawn i ganmol y gwasanaeth.

  1. Sicrhau bod pawb yn cael eu cynnwys

Nid yw defnyddio gwasanaethau ar-lein at ddant pawb neu o fewn eu gallu, ni waeth pa mor wych eu dyluniad.  Mae’n rhaid darparu cymorth priodol i sicrhau bod yr holl wasanaethau ar gael ar-lein. Cynhaliwyd dros 1,600 o gyfarfodydd cymorth digidol dwyieithog gennym yn 2016, sef hyfforddiant un i un mewn swyddfa leol Llywodraeth Cymru. Ond, mae ymchwil yn dangos unwaith y bydd pobl wedi newid i’r system ar-lein, maent yn anaml yn newid yn ôl.

Felly, dyma ychydig o sylwadau ar y 5 mlynedd ddiwethaf. Bu chwys, dagrau a chur pen, ond fe wnaethom gyflawni’r amhosibl. Yn sicr, mae pob peth yn bosibl os rydym yn ddigon penderfynol.

 

Post gan, Anthony Pritchard, Taliadau Gwledig Cymru, Llywodraeth Cymru

Gadael Ymateb

Rhowch eich manylion isod neu cliciwch ar eicon i fewngofnodi:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Newid )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Newid )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Newid )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Newid )

Connecting to %s