Bum mlynedd yn ôl, rhoddwyd her i Taliadau Gwledig Cymru i symud o system bapur ddwyieithog ar gyfer talu cymorthdaliadau amaethyddol i system ar-lein ddwyieithog erbyn 2016.
Roedd disgwyl i’r prosiect fethu am gymaint o resymau. Roedd ein Gweinidog bryd hynny yn hyderus, ond roedd y gymuned ffermio yn amheus ac roedd ein cydweithwyr yn Llywodraeth Cymru yn fwy amheus byth. Cafodd y targed ei labelu’n ‘afrealistig’ a dywedwyd wrthyf na fyddai’r gymuned ffermio byth yn derbyn gwasanaethau ar-lein
Ac eto yn 2016, Cymru oedd gwlad gyntaf y DU i allu talu 100% o’i chymorthdaliadau ar-lein, ac rydym wedi cyrraedd yr un nod yn 2017.
Felly, sut roeddwn ni wedi cyflawni nod mor uchelgeisiol?
- Gweledigaeth Glir
Yn gyntaf, nid oedd modd gwrth-ddweud y dadleuon o blaid trawsnewid o’r system bapur. Roedd cymhlethdod rheoliadau’r CE yn arwain at greu ffurflenni hirach a mwy cymhleth byth. Roedd gweithwyr post yn cael trafferth gwthio pecynnau cais mor swmpus drwy flychau llythyrau. Roedd angen sgiliau cyfreithiwr er mwyn dehongli’r rheolau a llenwi’r cais yn iawn. Nid oedd llawer o ffermwyr yn hapus i wneud cais heb gymorth asiant neu aelod o’u hundeb ffermio. Yn swyddfa Llywodraeth Cymru roedd angen llawer o staff tymhorol i wneud y gwaith o sganio dros 18,000 o geisiadau ac ymdrin â’r gwaith papur sylweddol. Roeddwn yn gwybod y gallai gwasanaeth ymgeisio dwyieithog ar-lein, wedi’i gynllunio’n dda, leihau’r cymhlethdod hwn gan arwain at geisiadau cyflymach a symlach i ffermwyr, a phroses fwy effeithiol a syml ar gyfer eu trin. Roedd gweld y manteision amlwg yn creu’r ysgogiad, y penderfyniad a’r ymrwymiad i dawelu’r drwgdybwyr.
- Cynllun cynhwysfawr 5 mlynedd
Rhan fechan o’r gwaith oedd datblygu gwasanaeth ar-lein i gwsmeriaid. Roedd angen newid ein ffordd o weithio’n gyfan gwbl. Roedd angen sicrhau bod y system bresennol ar gyfer casglu gwybodaeth yn cymathu’n llwyr â’r system ar y we. Roedd hyn yn golygu ailstrwythuro staff gan eu symud o swyddi prosesu i swyddi cymorth a gosod rhith-ganolfan gyswllt newydd lle gall staff weld ceisiadau cwsmeriaid, o bell ac yn fyw, ac ateb ymholiadau drwy negeseuon ar-lein. Fe wnaethom benderfyniadau allweddol yn gynnar a’u rhoi ar waith. Nid oedd oedi yn opsiwn gan fod angen inni barhau i dalu ffermwyr yn brydlon ac o fewn amserlenni llym yr CE.
- Dull Ystwyth
Wedi dweud hynny, nid oedd popeth yn fêl i gyd. Roedd digon o broblemau annisgwyl ar hyd y ffordd. Roedd y dull ystwyth o gyflwyno’r broses fesul cam yn ein galluogi i newid cyfeiriad yn gyflym yn ôl yr angen. Er enghraifft, cafodd penderfyniad y Gweinidog i gyflwyno system taliadau rhanbarthol fel rhan o ddiwygio’r PAC ei wrthdroi yn sgil adolygiad barnwrol, dim ond ychydig o fisoedd cyn agor y cyfnod ymgeisio. Ac felly, roedd angen cynnwys model talu hollol wahanol.
- Cysylltiad cynnar â rhanddeiliaid
Buom yn siarad â rhanddeiliaid o gychwyn cyntaf y rhaglen. Roedd hyn yn rhan annatod o lwyddiant y gwasanaeth ar-lein. Roeddem yn deall rôl a dylanwad mawr asiantwyr ac undebau’r ffermwyr o fewn y gymuned ffermio. Felly, gwnaethom sicrhau bod y gwasanaeth ar-lein wedi’i gynllunio ar sail anghenion a gofynion y ffermwyr yn ogystal â’u hanghenion a gofynion nhw. Canlyniad ymgysylltu’n gynnar oedd adroddiadau ffafriol iawn yn y wasg adeg lansio’r gwasanaeth ymgeisio ar lein ac roedd undebau’r ffermwyr ac asiantwyr yn barod iawn i ganmol y gwasanaeth.
- Sicrhau bod pawb yn cael eu cynnwys
Nid yw defnyddio gwasanaethau ar-lein at ddant pawb neu o fewn eu gallu, ni waeth pa mor wych eu dyluniad. Mae’n rhaid darparu cymorth priodol i sicrhau bod yr holl wasanaethau ar gael ar-lein. Cynhaliwyd dros 1,600 o gyfarfodydd cymorth digidol dwyieithog gennym yn 2016, sef hyfforddiant un i un mewn swyddfa leol Llywodraeth Cymru. Ond, mae ymchwil yn dangos unwaith y bydd pobl wedi newid i’r system ar-lein, maent yn anaml yn newid yn ôl.
Felly, dyma ychydig o sylwadau ar y 5 mlynedd ddiwethaf. Bu chwys, dagrau a chur pen, ond fe wnaethom gyflawni’r amhosibl. Yn sicr, mae pob peth yn bosibl os rydym yn ddigon penderfynol.
Post gan, Anthony Pritchard, Taliadau Gwledig Cymru, Llywodraeth Cymru
Blog Digidol a Data 